Jouw gegevens, onze zorg

Laatst bijgewerkt: 22 juli 2026

1. Wie zijn we?

ESIV BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en onze dienstverlening worden verzameld.

• ESIV BV
• Kerkstraat 15 Bus 2, 2570 Duffel, België
• BTW: BE 0467 376 286
• E-mail: kris@esiv.be

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, verwerken we de volgende gegevens:

• Contact- en offerteformulieren: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, BTW-nummer en de inhoud van je aanvraag.
• Klantenportaal: naam, e-mailadres en inloggegevens (beheerd via ons beveiligde identiteitsplatform).
• WhatsApp en telefonie: wanneer je ons via WhatsApp of telefoon contacteert, verwerken we je telefoonnummer, je profielnaam en de inhoud van de berichten om je vraag te kunnen beantwoorden en op te volgen.
• E-mailverkeer: e-mailadres en berichtinhoud van correspondentie met ons.
• Facturatie: identificatie- en betaalgegevens die wettelijk vereist zijn voor de boekhouding.
• Technisch: beperkte logbestanden (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina) voor de beveiliging en goede werking van onze systemen.

3. Waarvoor gebruiken we die gegevens?

• Het beantwoorden van je vraag of offerteaanvraag (precontractuele maatregelen);
• Het uitvoeren van onze overeenkomst: hosting, webontwikkeling, telefonie, managed services en support;
• Facturatie en boekhouding (wettelijke verplichting);
• Klantencommunicatie via e-mail, telefoon of WhatsApp (gerechtvaardigd belang of uitvoering van de overeenkomst);
• Beveiliging en misbruikpreventie van onze systemen (gerechtvaardigd belang).

We gebruiken je gegevens nooit voor geautomatiseerde besluitvorming en we verkopen ze nooit aan derden.

4. Communicatie via WhatsApp

Voor klantencommunicatie gebruiken we de WhatsApp Business-diensten van Meta. Wanneer je ons via WhatsApp contacteert, worden je telefoonnummer, profielnaam en berichten verwerkt op onze beveiligde systemen om je vraag op te volgen. Op de verwerking door WhatsApp zelf is het privacybeleid van WhatsApp van toepassing. We versturen enkel berichten binnen de context van onze dienstverlening en sturen je nooit ongevraagde reclame via WhatsApp.

5. Met wie delen we gegevens?

We delen persoonsgegevens enkel met dienstverleners die nodig zijn voor onze werking (verwerkers), telkens onder passende verwerkersafspraken:

• Hosting- en infrastructuurpartners binnen de EU;
• Ons boekhoudpakket voor facturatie;
• E-maildienstverleners voor transactionele e-mails;
• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) voor berichten die jij via WhatsApp met ons uitwisselt.

Wanneer een verwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dat op basis van passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Offerteaanvragen en contactberichten: maximaal 2 jaar na het laatste contact;
• WhatsApp-conversaties: maximaal 2 jaar na afhandeling;
• Klant- en contractgegevens: voor de duur van de overeenkomst en daarna zolang wettelijk vereist;
• Boekhoudkundige stukken: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht);
• Technische logbestanden: maximaal 12 maanden.

7. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag van gevoelige gegevens, strikte toegangscontrole met sterke authenticatie, en systemen die up-to-date worden gehouden. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft.

8. Jouw rechten

Je hebt op elk moment het recht op inzage, verbetering, verwijdering en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, evenals het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking of de verwerking te laten beperken. Stuur daarvoor een e-mail naar kris@esiv.be; we reageren binnen 30 dagen.

Ben je niet tevreden met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

9. Gegevens laten verwijderen

Wil je dat we al je persoonsgegevens verwijderen (bijvoorbeeld je contactgegevens, offerteaanvragen of WhatsApp-conversaties)? Stuur dan een e-mail naar kris@esiv.be met als onderwerp "Verzoek tot gegevensverwijdering", vanaf het e-mailadres of met vermelding van het telefoonnummer waarop de gegevens betrekking hebben. We bevestigen de verwijdering binnen 30 dagen, behalve voor gegevens die we wettelijk moeten bewaren (zoals facturen).

10. Cookies

Deze website gebruikt enkel functionele cookies: een sessiecookie voor het inloggen op het klantenportaal en een voorkeur voor je taalkeuze. We gebruiken geen tracking- of marketingcookies en geen analytics van derden.

11. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.